LES STATUTS, LE REGLEMENT INTERIEUR ET LES ANNEXES
Collectif des Amis du Royaume Téké, Association,
loi 1901, déclarée le 05 janvier 2022
Siège social : 115, rue Victor Basch, 93150 Le Blanc-Mesni
TITRE I : Dénomination, Constitution, Siège Social, Objet social, Zone d’Intervention et Durée.
L’Association a pour but de contribuer efficacement à la modernisation de l’Institution monarchique Téké pour perpétuer ses traditions. A cette fin elle a pour objectif social de :
4-1- promouvoir un travail de mémoire autour de l’héritage royal au niveau local, national et international ;
4-2- développer le concept du dialogue des mémoires ;
4-3 Valoriser la gouvernance mémorielle et défendre le lien entre mémoires et stratégies de développement.
4-4 Faire connaître les principes qui régissent l’institution royale et ses ordres anciens, valoriser le Royaume Téké et l’histoire du Congo par des études, des réunions, des conférences à caractère istorique.
4-5 Créer des échanges entre les personnes et institutions se sentant concernées par l’histoire du Congo à travers celle du peuple Téké.
4-6 Organiser et Réaliser des actions de nature à favoriser le rayonnement de MBE, capitale du royaume et l’affirmation identitaire des Téké, habitants les territoires du Congo, du Gabon et de la République Démocratique du Congo.
4-7 Permettre que MBE devienne le conservatoire des traditions pour les transmettre aux autres générations à venir.
L’Association est constituée pour une durée illimitée.
Elle peut être dissoute sur décision de l’Assemblée
Générale.
TITRE II : COMPOSITION DE L’ASSOCIATION, ADHÉSION, FONCTIONNEMENT
L’association se compose :
des adhérents
des fondateurs actifs
des membres d’honneur.
TITRE III : GOUVERNANCE ASSOCIATIVE, CONSEIL D’ADMINISTRATION, ÉLÉGIBILITÉ, DÉLIBÉRATION
Art 11 : GOUVERNANCE DE L’ASSOCIATION Les instances de la gouvernance de l’association sont issues de l’assemblée générale. 11- 1 : l’assemblée générale est composée de tous les membres adhérents de l’Association. Les membres d’honneur peuvent y être invités à prendre part mais ne participent pas aux votes.
11-2 : la périodicité de l’AG : les assemblées générales se tiennent au moins une fois par trimestre sur convocation du président ou à la demande des deux tiers des membres.
11-3 : les assemblées extraordinaires se tiennent en cas de besoin.
11-4 : Pour la tenue d’une assemblée, la présence d’au moins la moitié des membres à jour de cotisation est exigée pour rendre valable les délibérations. Les procurations sont autorisées, mais un membre ne peut recevoir que deux
(2) procurations, lui conférant au maximum trois
(3) pouvoirs. Les enregistrements des
procurations se font au moment du contrôle des présences au début de l’assemblée générale.
11-5 : Chaque membre adhérant dispose d’une seule voix quand il y a vote. Un membre du bureau n’a pas le droit de vote lorsque la délibération concerne la conclusion d’un acte juridique entre lui et l’association. Il doit sortir de la salle pendant le vote.
11-6 : les attributions de l’Assemblée Générale L’assemblée générale se prononce annuellement sur le rapport moral et sur les comptes de l’exercice financier. Elle pourvoit à la nomination ou au renouvellement des membres du bureau. Elle valide le montant des cotisations fixées par le conseil d’administration. Elle vote les modifications proposées pour les statuts et le règlement intérieur.
Art 12 : le Conseil d’Administration L’Assemblée Générale extraordinaire a décidé de la mise en place d’un conseil d’administration dont le nombre fixé varie entre 7 et 9 administrateurs. Les membres du bureau exécutif et du secrétariat sont d’office membres. Le mandat des membres du Conseil d’administration dure deux ans et sont rééligibles.
Art 12-1 : En cas de poste vacant, il est procédé au remplacement provisoire du membre jusqu’à l’Assemblée Générale la plus proche. Les membres remplaçants conservent les mêmes droits et les mêmes responsabilités. Les modalités de la procédure de remplacement provisoire sont précisées dans le règlement intérieur.
Article 13 : Règles d’éligibilité Pour être éligible au poste d’Administrateur, il faut :
Être membre adhérent à jour des cotisations et actif
Être majeur ;
Ne pas avoir fait l’objet d’une expulsion du Conseil d’administration.
Article 14 : Les délibérations du Conseil d’Administration Le Conseil d’administration (CA) se réunit deux fois au moins par an sur convocation de son président ou des 2/3 des membres. En cas d’inactivité ou d’absence prolongée du président, le CA peut se réunir pour examiner la situation. Il est présidé par le Président du bureau. En cas d’absence du président, il est présidé par le vice président et à défaut par le doyen d’âge. La convocation sous forme écrite ou électronique doit être adressée à tous les membres du Conseil d’Administration au moins sept
(7) jours avant la réunion.
14-1- La présence de la majorité des membres du Conseil d’administration est requise pour valider les décisions prises pendant les délibérations.
14-2- Le vote par procuration est interdit. Les résolutions sont prises à main levée et à la majorité simple des membres du conseil d’administration, sauf disposition contraire prévue par les statuts ou le règlement intérieur.En cas d’égalité, la voix du Président compte double.
14-3 – Un membre du Conseil d’administration n’a pas de droit de vote lorsque la délibération concerne la conclusion d’un acte juridique entre lui et l’association.
14-4 : L’admission ou l’éviction d’un membre exige un quorum des 2/3 des administrateurs présents ou ayant donné pouvoir par écrit.
14-5 : le mandat d’administrateur est bénévole.
14-6 : les attributions du conseil d’administration sont précisées dans le règlement intérieur. TITRE IV : RESSOURCES de l’ASSOCIATION Art
15 : RESSOURCES
Les ressources de l’Association proviennent :
des cotisations des membres
des subventions de l’Etat et de tout établissement public ou privé
des dons et legs
des ressources liées à l’organisation d’évènements culturels, scientifiques, ou les publications.
Art 16 : Des cotisations Il est mis en place des cotisations statutaires, extraordinaires et sociales pour venir en aide aux membres en cas de nécessité. Toutefois, le conseil d’administration ou l’AG est autorisé à fixer le montant des cotisations en fonction des besoins. TITRE V : ADHESION ET EXCLUSION.
Article 17 : Adhésion L’adhésion au CART est ouverte à toute personne physique en âge adulte. La qualité de membre est accordée par le bureau de la Coordination après examen de la demande d’adhésion préalablement remplie et de paiement de droit d’adhésion.
Article 18 : Exclusion de l’Association La qualité de membre de l’Association se perd par :
Démission
Exclusion prononcée par l’Assemblée Générale
Décès ou dissolution de l’Association. En cas d’exclusion, le membre exclu reçoit une lettre de notification soit par mail soit par lettre avec accusé de réception. En aucun cas il ne peut être indemnisé ni remboursé de ses cotisations. TITRE VI : MODIFICATION DES STATUTS, DISSOLUTION.
Article 19 : Modification des statuts Les statuts sont modifiables et soumis au vote de l’assemblée. Une fois votée une copie est déposée à la préfecture qui a enregistré l’association.
Article 20 : Dissolution du CART Les conditions de dissolution du CART sont définies dans le Règlement Intérieur. TITRE VII : DISPOSITIONS DIVERSES.
ART 21 : Déontologie L’association s’engage à respecter la charte de la commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Elle s’engage à ne communiquer aucune information concernant un membre de l’association à une personne non-membre ou à une entreprise qui en fait la demande.
Art 22 : Solidarité Les membres du CART s’engagent à être solidaires les uns envers les autres dans la joie comme dans le malheur. TITRE VIII : REGLEMENT INTERIEUR – FORMALITES ADMINISTRAIVES.
Article 23 : Règlement Intérieur Le Règlement intérieur est établi, voté et modifié par l’Assemblée Générale Ordinaire. Il complète les présents statuts, fixe les points qui ont trait au fonctionnement interne de l’Association.
Article 24 : Formalités administratives Une copie du règlement intérieur doit être remise à tout membre lors de son adhésion. Modifiés et adoptés le 30 avril 2022. Assemblée Générale Extraordinaire. Cachet de l’Association REGLEMENT INTERIEUR DE L’ASSOCIATION « Collectif des Amis du Royaume Téké » (CART). PRÉAMBULE Le présent règlement intérieur est destiné à compléter les statuts de l’association et à en fixer les divers points non précisés dans les statuts, notamment ceux qui ont trait au fonctionnement interne de l’association. Le présent règlement est transmis à l’ensemble des membres de l’association ainsi qu’à chaque nouvel adhérent. Il s’applique à tous les membres et est annexé aux statuts de l’association. En cas d’ambiguïté et de contradiction, les statuts s’appliquent prioritairement au règlement intérieur.
Titre I – sont membres de l’association
Article 1 : L’association compte en son sein trois catégories de
membres :
– Les membres fondateurs
– Les adhérents
– Les membres d’honneur.
Article 2 : Adhésion L’association accueille à tout moment de nouveaux adhérents qui ont lu et accepté les statuts et le règlement intérieur. L’adhésion est libre et ouverte à tout postulant. Pour devenir membre actif de l’association, chaque postulant doit préalablement remplir un bulletin d’adhésion daté et signé et s’acquitter du droit d’adhésion. Une fois le bulletin transmis à l’association, l’adhésion ne devient définitive que si le membre s’acquitte des cotisations prévues. Un bulletin d’adhésion signé sera remis au nouveau membre.
Titre II : FONCTIONNEMENT DU CART
Article 3 : composition du bureau de l’association Art : 3-1 : le bureau se compose d’un président et des secrétaires dont le nombre dépend des besoins de l’association (voir les statuts)
Art 3-2 : ÉLECTION DU BUREAU Le bureau de l’association est élu lors d’une assemblée ordinaire. En cas de démission du bureau élu avant la fin du mandat, le conseil d’administration doit convoquer une assemblée extraordinaire pour élire un nouveau bureau.
Art 3-3 : DURÉE DU MANDAT DU BUREAU Le bureau est élu pour un mandat de deux ans renouvelables.
Art 4 : Les fonctions de chaque membre du bureau sont définies dans l’annexe.
1) Le (la) Président.
2) Le (la) Vice-Président
3) Le (la) Secrétaire Général.
4) Le Trésorier général (la)
5) : Le Secrétaire à la documentation (ou la)
6) Le (la) Secrétaire à la communication.
Article 5 : Le Conseil d’Administration et ses attributions
Art 5 : Le Conseil d’Administration chargé de :
1) L’orientation générale de l’association et de la mise en œuvre des décisions de l’Assemblée Générale.
2) Des propositions de modification du règlement intérieur et des statuts.
3) De la décision du transfert de siège
4) De l’arrêt des comptes annuels et fixe le montant desn cotisations
5) De la délibération sur le rapport de l’activité de l’association présenté par le président.
6) La prise des décisions courantes et urgentes.
7) La supervision des bénévoles et personnels de l’association
8) La fixation des conditions de recrutement et rémunération des personnels de l’Association (salariés, volontaires en service civique, stagiaires si nécessaire.)
Article 6 : Droits et devoirs des Membres de l’Association Les membres de l’association doivent participer à l’ensemble des rendez vous et des activités proposées par l’Association. Ils ont le droit et le devoir de participer ou d’être représentés aux réunions des commissions de l’association par d’autres adhérents disponibles, avec voix délibérative. Ils sont égalementéligibles au Bureau de l’Association, à la tête d’une commission ou encore au bureau de la coordination à condition qu’ils soient à jour de leur cotisation.
Titre II: DES RESSOURCES DE L’ASSOCIATION
Article 7- Les ressources de l’association Tout adhérent doit s’acquitter :
1) D’un droit d’adhésion de 50 € au moment de dépôt de bulletin d’adhésion.
2) D’une cotisation statutaire mensuelle de 20€ par adhérent(e)
3)D’une cotisation sociale. Le CA peut décider de l’affectation d’une partie de la cotisation statutaire dans le chapitre de la solidarité ou fixer un montant qui peut être bimensuel ou trimestriel.
4) D’une cotisation exceptionnelle (fixée soit lors d’une assemblée soit par le conseil d’administration ou le bureau du CART)
5) Tous ces montants sont modifiables lors de l’Assemblée Générale ordinaire.
6) Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise et ne peut faire l’objet d’un remboursement quelle qu’en soit la raison.
7) Les frais d’adhésion sont versés une seule fois et ne doivent pas être réitérés. Ils sont fixés par l’assemblée générale.
8) La cotisation mensuelle est obligatoire. Sans paiement de cette cotisation, une relance sera émise à l’encontre du membre par courriel, accordant un délai de régularisation. Si à l’issue du délai accordé le membre n’a toujours pas procédé à la régularisation de sa cotisation, il sera radié de plein droit de l’association.
9) Les Membres d’honneur sont dispensés de verser les cotisations statutaires mais peuvent faire des dons et legs.
Article 8 – Assemblée Générale
1) L’Assemblée Générale comprend tous les membres actifs de l’association. Par invitation les sympathisants peuvent y prendre part mais ne prennent pas part au vote.
2) L’Assemblée générale se réunit une fois par trimestre.
3) Les Assemblées ordinaires sont convoquées par le Bureau de l’Association qui fixe l’ordre du jour par mail quinze jours avant.
4) A la demande des deux tiers des membres de l’association, le Président peut convoquer une assemblée extraordinaire.
TITRE III : DISPOSITIONS DIVERSES
Art 9 : la déontologie
1) Toutes les activités de l’association doivent se pratiquer dans un esprit d’ouverture, de bénévolat, de tolérance et de respect. Tout comportement contraire à l’éthique et aux valeurs de l’association pourra être soumis à des sanctions.
2) Les membres de l’association s’engagent à demeurer modérés, consciencieux, calmes et neutres sur le plan politique, religieux et autres croyances que Nkwémbali.
3) Les injures, le dénigrement, la calomnie sont prohibés et peuvent être sanctionnés par le bureau.
Article 10 : De la solidarité Les membres de l’association doivent être solidaires les uns des autres tant dans la joie que dans le malheur. Ils doivent à l’égard de l’un des leurs concernés par un événement, une assistance financière dont le montant sera déterminé en assemblée générale. La solidarité financière ne concerne que la famille nucléaire, (mari, épouse, enfants, père et mère de l’adhérent ou de l’adhérente). Le montant attribué à chaque adhérent a été déterminé en assemblée générale et applicable pour tous et est de 300€. Une cotisation exceptionnelle peut être appliquée sur décision des administrateurs en cas de décès d’un adhérent.
Article 11 : Confidentialité La liste de l’ensemble des membres de l’association est strictement confidentielle. Tout membre de l’association s’engage à ne divulguer à autrui les coordonnées et informations personnelles des autres membres de l’association.
L’association s’engage à respecter la charte de la Commission nationale de l’informatique et de la Liberté (CNIL). Elle ne doit donc point communiquer à une
personne étrangère ou à une entreprise qui en fait la demande des informations concernant un adhérent.
Article 12 : Adoption, Modification et Publicité du Règlement Intérieur. Le présent règlement intérieur est établi conformément aux statuts de l’association et est ratifié par l’Assemblée ordinaire de l’association. Sur proposition des membres de l’association, du Bureau ou du comité d’administration, il pourra être procédé à sa modification lors d’une assemblée générale ordinaire trimestrielle. Une fois modifié, une copie du présent règlement intérieur est transmise à l’ensemble des membres dans un délai de 30 jours après la modification.
TITRE IV : Procédures disciplinaires
Art 13- Avertissement Le Bureau de l’Association peut délivrer un avertissement à l’encontre d’un membre qui ne respecte pas les règles établies, dont l’attitude porte préjudice à l’association ou encore qui refuse de payer ses cotisations. Les membres qui recevront deux avertissements seront soumis à une procédure de suspension avant la prononciation d’une exclusion définitive.
Article 14 : Perte de la qualité de membre de l’association Outre les mesures disciplinaires ci-dessus énumérées, un membre de l’association perd sa qualité de membre en cas de décès ou de démission. La démission d’un membre se fait par une lettre adressée au Président de l’association ; aucune restitution de cotisation n’est due au membre démissionnaire.
Titre V : Activités et locaux de l’association
Article 15 : Déroulement des activités. L’association peut organiser plusieurs types d’activités culturelles et scientifiques (conférences, expositions…).
A cet effet, il est demandé à chaque membre de l’association de souscrire à une assurance personnelle et d’en fournir la preuve au bureau.
Article 16 : locaux Les membres de l’association doivent prendre soin des locaux mis à leur disposition.
Art 17 : Disposition particulière : Le Présent règlement intérieur sera adressé à l’ensemble des membres de l’Association ainsi qu’à tous les nouveaux adhérents.
Fait et adopté le 26 septembre 2021 L’Assemblée Générale ANNEXE Pour son fonctionnement pluridisciplinaire, l’association met en place un secrétariat.
1) Le Président et le Vice-Président : -Gèrent les opérations de solidarité, garantissent la confidentialité des décisions prises par le contrôle des réseaux en ligne de l’Association (plateforme, adresse électronique, zoom…), Ils veillent à améliorer la compréhension par les membres des buts que poursuit l’association Gèrent les conflits et les opérations de solidarité afin de maintenir l’esprit de fraternité pour élever plus haut nos valeurs culturelles. Ils garantissent le bon fonctionnement des activités organisées par l’association ;
Ils mettent en œuvre les objectifs énoncés dans le programme en choisissant des projets devant susciter un partenariat avec des institutions et des organismes publics et privés, des universités et associations ;
Ils animent les réunions et veillent au bon fonctionnement du CART.
2) Le Secrétaire Général Il dresse les procès-verbaux et en assure les transcriptions sur les registres, Il assure : L’élaboration des projets et du Partenariat ; la gestion dans la transversalité les activités culturelles de l’association et la réflexion autour des nombreux projets du CART. Le co pilotage des aspects logistiques et organisationnels des événements culturels (date, format, intervenants, structures, …).
La réservation et l’occupation rationnelle des salles de réunion, le fonctionnement des équipements mis à la disposition de l’association (chauffage, câblage électrique, climatisation, fontaine à eau, ascenseur, …etc.), la sécurité des biens, des personnes au cours des événements organisés à travers l’utilisation des services de sociétés spécialisées ou pas. Il veille à l’efficacité des équipes et à l’attractivité du CART. Il organise et supervise l’accueil des visiteurs, l’entretien des locaux lors des événements organisés par l’Association Il assure l’organisation des voyages (éventuellement la réservation, l’achat des billets d’avions des partenaires au développement, la gestion des formalités de déplacement vers le Congo (les visas etc..) la gestion des hébergements. Il s’occupe des adhésions
3) Le Secrétaire Chargé de la Documentation, de l’Elaboration des projets et du Partenariat :
Il est chargé de la coordination des projets.
Il travaille étroitement avec la cour royale.
Il est chargé de l’élaboration de lacharte, du code du royaume et des documents administratifs qui concernent le royaume. Il veille et organise les événements culturels, les colloques et les expositions en collaboration avec les autres secrétaires.
Il est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives. Il met en place des commissions pour assurer certaines activités.
Il veille à la logistique événementielle des commissions.
4) Le Secrétaire Chargé des Relations Extérieures et d’avec la cour royale :
Il Etablit et assure la liaison entre le CART et diverses instances royales, gouvernementales et non gouvernementales… Pour permettre à l’association de développer ses activités de manière efficace, le secrétaire aux R. E est chargé de tisser un réseau de contacts autour de l’association.
Il se charge également de trouver et d’entretenir en relation avec le bureau les partenariats associatifs ou financiers. Par sa connaissance de la culture TEKE et compétences en informatique doivent l’aider à densifier le réseau de relations qui lui faciliteront sa mission. Analyser les enjeux de la diplomatie culturelle en relation avec nos projets et déterminer les meilleures actions pour faire connaitre l’association et peut être d’accroître sa notoriété. En amont, cela passe par un travail transversal qui vise à définir et analyser les enjeux culturels actuels, puis par un travail en aval qui détermine les meilleurs outils d’action.
5) Le secrétaire aux finances
Il est responsable du matériel associatif et prêté.
Il travaille étroitement avec ses adjoints qui certifient les comptes donnent une image fidèle du résultat des opérations de l’exercice écoulé ainsi que de la situation financière et du patrimoine de l’association.
Il mène toutes démarches pour la collecte des fonds.
6) le secrétaire à la communication.
Il est chargé de la régulation et de la solidarité. Il veille au bon fonctionnement et régule la communication dans le fonctionnement de l’association. Il est responsable de la campagne des adhésions et de la publicité associative.
Il gère la collaboration avec les autres associations, gère l’élaboration des projets en contrôle l’exécution.
Il développe de nouveaux partenariats et assure la promotion de l’association.
COMPOSITION DU BUREAU
Président : M. NTSOURANKOUA Hervé
Vice- président : M. GAYINO Grégoire
Secrétaire général : M. LOUAKIMA Joseph
Trésorier : M. EMANI Pierre
Secrétaire chargé de la documentation, de l’élaboration des projets et du
partenariat : DOUNIAMA Michel Yomard Secrétaire à la communication chargé de la régulation :
NDION Patrick Gabriel Secrétaire Adjoint, chargé de partenariat, de l’organisation des activités culturelles- et de la solidarité : MIOKO Modeste Secrétaire chargé des relations Extérieures avec la cour
royale : ONKANI Alain, EGNON Joséphine
Secrétaires adjointes aux finances/Commission contrôle et vérification : Mesdames MABOUNDOU Henriette, Touby Ecko Chantal
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